Penjelasan tentang
Pengguna Jasa, Penyedia Jasa, Auditor, 5M (Man, Methode, Machine,
Matherial, Money), Efektif Dan Efisien.
1). Penjelasan Tentang Pengguna Jasa
Pengguna Jasa Konstruksi adalah orang perseorangan atau badan sebagai pemberi tugas atau pemilik pekerjaan/proyek yang memerlukan layanan jasa konstruksi.
Ada beberapa definisi tentang pengguna jasa, yaitu :
- Pengguna Jasa (1) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan kereta api baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 9 UU Nomor 13 Tahun 1992 Tentang Perkeretaapian).
- Pengguna Jasa (2) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan, baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 10 UU Nomor 14 Tahun 1992 Tentang Lalu Lintas Dan Angkutan Jalan).
- Pengguna Jasa (3) adalah orang perseorangan atau badan sebagai pemberi tugas atau pemilik pekerjaan/proyek yang memerlukan layanan jasa konstruksi.” (Pasal 1 Angka 3 UU Nomor 18 Tahun 1999 Tentang Jasa Konstruksi).
- Pengguna Jasa (4) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan kereta api, baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 23 Tahun 2007 Tentang Perkeretaapian).
- Pengguna Jasa (5) adalah perseorangan atau badan hukum yang menggunakan jasa Perusahaan Angkutan Umum.” (Pasal 1 Angka 22 UU Nomor 22 Tahun 2009 Tentang Lalu Lintas Dan Angkutan Jalan).
- Pengguna Jasa (6) adalah pihak yang menggunakan jasa Pihak Pelapor.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 8 Tahun 2010 Tentang Pencegahan Dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang).
Dalam PPh final atas usaha jasa konstruksi tentang peraturan pemerintah (PP) Nomor 51 tahun 2008 “pajak atas penghasilan dari kegiatan usaha jasa konstruksi” juga di jelaskan definisi pengguna jasa.
Dalam PP ini dijelaskan bahwa :
Pengguna Jasa adalah orang pribadi atau badan termasuk bentuk usaha tetap, yang memerlukan layanan jasa konstruksi.
2). Penjelasan Tentang Penyedia Jasa
Definisi penyedia barang jasa :
Penyedia barang jasa adalah istilah untuk badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.
Dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah di Indonesia Penyedia Barang Jasa wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan kegiatan/usaha.
2. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan Barang/Jasa.
3. Memperoleh paling kurang 1 (satu) pekerjaan sebagai Penyedia Barang Jasa dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, termasuk pengalaman subkontrak.
4. Ketentuan sebagaimana dimaksud pada huruf c di atas, dikecualikan bagi Penyedia Barang Jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun.
5. Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam Pengadaan Barang Jasa.
6. Dalam hal Penyedia Barang Jasa akan melakukan kemitraan, Penyedia Barang Jasa harus mempunyai perjanjian kerja sama operasi/ kemitraan yang memuat presentase kemitraan dan perusahaan yang mewakili kemitraan tersebut.
7. Memiliki Kemampuan Dasar (KD) untuk usaha non-kecil, kecuali untuk Pengadaan Barang dan Jasa Konsultansi.
8. Khusus untuk Pelelangan dan Pemilihan Langsung Pengadaan Pekerjaan Kontsruksi memiliki dukungan keuangan dari bank.
9. Khusus untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan jasa Lainnya harus memperhitungan Sisa Kemampuan paket (SKP) sebagai berikut:
SKP = KP – P; KP = nilai Kemampuan Paket,
dengan ketentuan:
- untuk Usaha Kecil, nilai Kemampuan Paket (KP) ditentukan sebanyak 5 (lima) paket pekerjaan.
- untuk usaha non kecil, nilai Kemampuan Paket (KP) ditentukan sebanyak 6 (enam) atau 1,2 (satu koma dua) N.
10. Jumlah paket yang sedang dikerjakan.
11. Jumlah paket pekerjaan terbanyak yang dapat ditangani pada saat bersamaan selama kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir.
12. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana, yang dibuktikan dengan surat pernyataan yang ditandatangani Penyedia Barang/Jasa.
13. Sebagai wajib pajak sudah memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir (PPTK Tahunan) serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 21, PPh Pasal 23 (bila ada transaksi), PPh Pasal 25/Pasal 29 dan PPN (bagi Pengusaha Kena Pajak) paling kurang 3 (tiga) bulan terakhir dalam tahun berjalan.
14. Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada Kontrak.
15. Tidak masuk dalam Daftar Hitam.
16. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa pengiriman.
17. Dan menandatangani Pakta Integritas.
3). Penjelasan Tentang Auditor
Audit secara umum merupakan suatu proses yang sistematis untuk mendapatkan dan mengkaji secara objektif bahan bukti (evidence) perihal pernyataan ekonomi dan kegiatan lain. Hal ini bertujuan mencocokan atau membandingkan dengan kriteria yang telah ditentukan. Dari hasil langkah itu, disimpulkan suatu pendapat atau opini dan mengkomunikasikannya kepada pihak yang berkepentingan (D.R. Carmichael dan J.J. Wilingham, 1987). Sedangkan audit proyek didefinisikan oleh Leo Herbert (1979) sebagai
1. Merencanakan, mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti yang cukup jumlahnya, relevan, dan kompeten
2. Dilakukan oleh auditor yang bebas (independent)
3. Dengan tujuan audit yaitu untuk menjawab beberapa pertanyaan:
- Apakah manajemen atau personil suatu perusahaan atau agen yang ditunjuk telah melaksanakan kegiatan atau tidak?
- Apakah kegiatan yang dilakukan memakai norma yang sesuai untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan oleh yang berwenang?
- Apakah kegiatan telah dilakukan dengan cara yang efektif?
Auditor mengambil keputusan atau pendapat dari bahan pembuktian, dan melaporkannya kepada pihak ketiga serta melengkapi bahan bukti untuk meyakinkan kebenaran isi laporan, dan usulan perbaikan untuk meningkatkan efektifitas proyek.
1. Arti dan proses audit secara umum mencakup:
a) Kegiatan audit terdiri dari langkah-langkah sistematis mengikuti urutan yang logis.
b) Pengkajian secara objektif; dilakukan oleh orang bebas, dalam arti tidak berperan dalam objek yang akan diaudit.
c) Diperlukan bahan bukti (evidence) yaitu fakta atau data dan informasi yang mendukung yang harus dikumpulkan oleh auditor.
d) Ada kriteria sebagai patokan pertimbangan atau perbandingan. Kriteria merupakan standar yang telah ditentukan dimana organisasi, manajemen, atau pelaksana harus mengikutinya dalam usaha mencapai tujuan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Kriteria digunakan auditor untuk menilai apakah suatu kegiatan telah dilakukan dengan benar atau menyimpang.
e) Ada kesimpulan berupa pendapat atau opini auditor
2. Tahap audit proyek adalah:
a) Survey pendahuluan.
b) Mengkaji dan menguji sistem pengendalian manajemen.
c) Pemeriksaan terinci.
d) Penyusunan laporan
3. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan diluar aspek utama:
a) Organisasi, otorisasi, dll.
b) Perencanaan dan jadwal.
c) Kemajuan pelaksanaan pekerjaan.
d) Mutu barang dan pekerjaan.
e) Administrasi, pembelian dan jasa.
f) Engineering.
g) Konstruksi.
h) Anggaran, pendanaan, akuntansi, dll.
i) Perundang-undangan dan peraturan pemerintah
4. Faktor keberhasilan proyek
a) Misi proyek harus memiliki definisi awal tentang tujuan yang jelas mengenai diadakannya proyek, serta garis besar petunjuk cara atau strategi mencapainya.
b) Dukungan dari pimpinan teras.
c) Perencanaan dan jadwal.
d) Konsultasi dengan pemilik proyek.
e) Personil.
f) Kemampuan teknis.
g) Acceptance dari pihak pemilik dalam hal ini pemilik ikut melakukan inspeksi, uji coba dan sertifikasi pada tahap implementasi dan terminasi.
h) Pemantauan, pengendalian, dan umpan balik.
i) Komunikasi untuk mencegah duplikasi kegiatan, salah paham atau salah pengertian diantara para peserta proyek.
j) Troble shooting; akan membantu memperkirakan persoalan yang akan terjadi jauh sebelum permasalah terjadi.
5.Prosedur auditor:
Tahapan Perencanaan. Sebagai suatu pendahuluan mutlak perlu dilakukan agar auditor mengenal benar obyek yang akan diperiksa sehingga menghasilkan suatu program audit yang didesain sedemikian rupa agar pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien.
Mengidentifikasikan resiko dan kendali. Tahap ini untuk memastikan bahwa qualified resource sudah dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi praktik-praktik terbaik.
Mengevaluasi kendali dan mengumpulkan bukti-bukti melalui berbagai teknik termasuk survei, interview, observasi, dan review dokumentasi.
Mendokumentasikan dan mengumpulkan temuan-temuan dan mengidentifikasikan dengan audit.
Menyusun laporan. Hal ini mencakup tujuan pemeriksaan, sifat, dan kedalaman pemeriksaan yang dilakukan.
4). Penjelasan Tentang 5M
Manajemen konstruksi merupakan suatu cara bagaimana sumber daya yang terlibat dalam proyek dapat diaplikasikan secara tepat. Sumber daya dalam proyek konstruksi dikelompokkan dalam 5M (manpower, material, mechines, money and method). Manajemen telah banyak disebut sebagai “seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajemen mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan – pekerjaan itu sendiri.
Manajemen memang mempunyai pengertian lebih luas dari pada itu, tetapi definisi tersebut memberikan kenyataan bahwa manajemen berutama mengelola sumber daya manusia, bukan material atau finansial. We are managing human resources. Selain manajemen mencakup fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusun personalia (penarikan, seleksi, pengembangan pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (motivasai, kepemimpinan, integritas, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.
- Model 5 M
Berikut adalah isi model dari 5 M, antara lain:
a) Man (Manusia)
Man atau manusia merupakan model 5 m yang merujuk pada manusia sebagai tenaga kerja.
b) Machines (Mesin)
Machines atau mesin merujuk pada mesin sebagai fasilitas/alat penunjang kegiatan perusahaan baik operasional maupun nonoprasional.
c) Money (Uang/Modal)
Uang dalam hal ini adalah merujuk pada uang sebagai modal untuk pembiayaan seluruh kegiatan perusahaan.
d) Method (Metode/Prosedur)
Yang keempat adalah method atau prosedur yang merujuk pada metode/prosedur sebagai panduan pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e) Materials (Bahan baku)
Dan yang terakhir adalah material atau bahan baku yakni merujuk pada bahan baku sebagai unsur utama untuk diolah sampai menjadi produk akhir untuk diserahkan pada konsumen.
5). Efektif Dan Efisien
1. Pengertian Efektif dan Efisien dalam pengendalian mutu proyek:
- Efektif adalah usaha guna mendapatkan tujuan, hasil dan target yang diharapkan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tanpa memperdulikan biaya yang harus dikeluarkan.
- Sedangkan Efisien adalah cara mencapai suatu tujuan dengan menggunakan sumber daya yang minimal namun dengan hasil maksimal.
Jadi dalam pengendalian mutu proyek dibutuhkan kinerja yang efektif untuk bisa mencapai target yang diinginkan dengan waktu dan anggaran biaya yang sudah ditetapkan. Dan juga dikerjakan dengan sangat efisien agar mendapatkan hasil yang maksimal.
Oleh sebab itu Pengendalian mutu proyek dapat dikerjakan oleh sebuah tim yang dikepalai oleh seorang manager. Sebelum proyek dimulai, tim hendaknya sudah dibentuk dan dilakukan penunjukan untuk mengepalai tim. Orang yang ditunjuk untuk menjadi manager harus disetujui oleh pemberi proyek. Manager pengendalian mutu ini nantinya akan melaporkan pekerjaan-pekerjaannya secara langsung kepada manager proyek.
Pengendalian mutu dalam sebuah proyek terdiri dari tiga langkah utama yakni perencanaan mutu, pengendalian mutu, dan peningkatan kualitas.
- Pada langkah perencanaan mutu dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan konsumen, kemudian dibuatlah rancangan proyek yang sesuai kebutuhan konsumen dan rancangan proses pembuatan proyek sesuai dengan rancangan proyek.
- Pada langkah pengendalian mutu, dilakukan identifikasi faktor-faktor yang harus diperhatikan, mengembangkan metode pengukuran mutu, mengembangkan standar, dan mengembangkan alat pengendalian mutu.
- Pada langkah peningkatan kualitas, dilakukan tindakan yang diperlukan bila terjadi ketidaksesuaian antara kondisi standar dan kondisi aktual di lapangan. Tindakan ini bisa berupa penyesuaian ataupun perbaikan.
Tim pengendalian mutu sebaiknya juga memiliki pedoman teknis pengendalian mutu yang disusun dengan cermat dan tentunya disepakati bersama. Adapun pedoman teknis pengendalian mutu ini berisi latar belakang dan pengertian pengendalian mutu dalam proyek, prosedur pengendalian mutu, strategi pengendalian mutu, sasaran pengendalian mutu, metodologi yang digunakan, tahapan pengendalian mutu, dan evaluasi kinerja. Pedoman teknis pengendalian mutu ini dapat dilengkapi pula dengan bagan atau skema alur pengendalian mutu dan alur pelaporan pengendalian mutu.
2. Metode Pengendalian Mutu
Berhasil atau gagalnya sebuah proyek sangat bergantung pada peran pengendalian dan pengawasan. Sebuah proyek yang sedang berjalan pasti akan mengalami penyimpangan atau perbedaan dari rencana yang sudah ditetapkan. Disinilah dibutuhkan campur tangan pengendalian dan pengawasan proyek.
Ada pun metode yang bisa digunakan untuk mengendalikan mutu suatu proyek bisa disesuaikan dengan jenis proyek dan kualitas yang diinginkan. Secara umum, ada 3 metode yang sering dipakai dalam pengendalian mutu suatu proyek:
a) Pemeriksaan dan Pengkajian
Pemeriksaan dan pengkajian dilakukan terhadap gambar konstruksi proyek, rancangan pembelian peralatan dan perlengkapan, model proyek, dan perhitungan desain.
b) Inspeksi dan Pemeriksaan Peralatan
Melakukan pemeriksaan dan melakukan uji coba untuk memastikan peralatan-peralatan yang digunakan dalam proyek bisa berfungsi dengan baik. Pemeriksaan bisa dilakukan saat peralatan baru saja diterima dari hasil pembelian. Pemeriksaan juga perlu dilakukan ketika instalasi peralatan sedang dikerjakan dan setelah instalasi selesai.
c) Melakukan Pengujian Dengan Sampling
Pengujian dengan sampling dapat dilakukan untuk memastikan kualitas material sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pengujian dengan sampling perlu dilakukan dengan berpegang pada beberapa prinsip yakni tepat waktu, efektif dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan.
Pengujian sampling harus dilakukan tepat waktu supaya hasilnya bisa dimanfaatkan dengan maksimal untuk memberikan masukan-masukan bagi perbaikan kualitas proyek, khususnya pada bagian-bagian yang belum menyelesaikan pekerjaannya pada tahapan tertentu. Pengujian sampling harus dikerjakan dengan efektif dan efisien baik dari metode maupun instrumen yang digunakan supaya bisa mencapai titik-titik penting yang dapat memberikan gambaran umum pencapaian pelaksanaan proyek. Pengujian sampling tersebut harus bisa dipertanggungjawabkan secara jujur dan objektif, karena itu harus jelas pula metode yang digunakan, titik uji sampling yang diambil dan sasaran uji sampling.
3. Dokumen-dokumen Untuk Pengendalian Mutu
Dalam melaksanakan pekerjaan pengendalian mutu proyek dibutuhkan beberapa dokumen penting. Dokumen-dokumen ini menjadi acuan pengerjaan proyek sehingga pelaksanaan proyek dan hasil akhirnya sesuai dengan perencanaan. Adapun dokumen-dokumen tersebut meliputi:
a) Spesifikasi teknis
Spesifikasi teknis berisikan uraian yang disusun dengan lengkap dan jelas mengenai suatu proyek yang hendak dikerjakan sehingga bisa mencapai harapan semua pihak yang terlibat di dalamnya.
b) Gambar kerja
Gambar kerja adalah gambar acuan yang dipakai untuk mewujudkan ide rancangan ke dalam bentuk fisik. Oleh karena itulah, setiap pihak yang terlibat dalam proyek harus bisa memahami gambar kerja yang telah dibuat. Gambar kerja yang benar-benar akurat dan detail akan sangat membantu mewujudkan sebuah proyek dengan tepat.
Gambar kerja yang dibuat oleh seorang arsitek dilengkapi pula dengan spesifikasi dan syarat teknik pengerjaan proyek yang lengkap, jelas dan teratur serta perkiraan biaya proyek dan perhitungan kuantitas proyek. Jika gambar kerja sudah diperiksa dan disetujui, barulah gambar kerja ini bisa digunakan dalam pengerjaan sebuah proyek.
c) Rencana mutu kontrak
Dokumen ini merupakan pedoman jaminan mutu dalam pelaksanaan sebuah proyek. Dokumen ini digunakan untuk memastikan bahwa hasil akhir proyek sesuai dengan syarat-syarat teknis yang dicantumkan dan telah disepakati di dalam kontrak. Dokumen Rencana Mutu Kontrak atau RMK memang secara khusus dibuat untuk menentukan arah pengendalian proses pelaksaaan proyek sehingga didapat proyek yang berkualitas sesuai dengan harapan.
d) Dokumen administrasi
Memang ada begitu banyak dokumen administrasi yang menyertai sebuah proyek. Khususnya untuk pengendalian mutu proyek, dokumen yang dibutuhkan antara lain hasil uji lapangan, request work dan catatan-catatan.
e) Instruksi teknis
Dokumen ini disusun untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengerjaan suatu proyek. Dokumen ini berisi petunjuk suatu proses kerja yang harus dikerjakan oleh tim-tim kerja atau kelompok-kelompok yang terlibat dalam proyek.
- Pengendalian Langsung
Pengendalian mutu proyek bukanlah pekerjaan yang hanya dilakukan di belakang meja. Tim pengendalian mutu juga turun langsung ke lapangan. Metode pengendalian secara langsung di lapangan dilakukan untuk mengamati proses pengerjaan yang sebenarnya terjadi di lapangan. Pengendalian langsung terhadap pelaksanaan sebuah proyek dapat diatur dengan tata cara berikut ini:
a) Pemantauan atau monitoring
Kegiatan pemantauan dilakukan dengan kunjungan ke masing-masing bagian proyek. Kunjungan ini untuk melakukan sampling pengendalian mutu tentang pelaksanaan proyek, penyiapan peralatan dan media yang dibutuhkan, serta penggunaan anggaran biaya yang telah ditetapkan.
b) Supervisi
Supervisi adalah kegiatan yang dilakukan untuk memastikan satu tahapan pada proyek telah berjalan sesuai dengan mekanisme atau pedoman yang telah ditetapkan.
c) Penguatan kapasitas pengerjaan
Kegiatan ini dilakukan untuk mendorong tingkatan pencapaian pekerjaan berdasarkan batasan-batasan waktu yang telah disepakati. Selain itu, kegiatan penguatan kapasitas ini juga dilakukan untuk mendorong meningkatnya kinerja sesuai dengan tugas, fungsi dan tanggung jawab masing-masing bagian pada pengerjaan proyek.
Nah, dari uraian tersebut terlihat jelas pentingnya pengendalian mutu proyek terhadap keberhasilan sebuah proyek. Dengan memahami dan mempersiapkan pengendalian mutu proyek, maka sebuah proyek bisa dibilang sudah ada di jalan yang tepat untuk mencapai keberhasilan dan kualitas proyek yang sesuai dengan harapan.
Sumber
:
